丁寧な資料の作成

みなさんこんにちは。
ひよこ13号です。

師走に入り、いろいろと忙しい時期になってきました。
学生の皆さんは、残りの学生生活を悔いのないように過ごしてくださいね。

さて今回は、業務で作成する資料についてお話します。
私たちが手掛けるシステムは、幾つかのプロセスを経て完成します。
単にプログラミングを行うだけでなく、
事前にお客様とシステムの内容を話し合ったり、
プログラムの設計書を作ったり、
設計書通りにプログラムが動くかテストしたり…などのプロセスです。

当社は、各プロセスにおいてしっかりと資料を作成します。
その資料をお客様にお見せし、問題がないかを確認していただきます。
資料の内容に誤りがないことはもちろんですが、、
以下のようなミスでも資料の修正を求められることがあります。
・1枚目と2枚目の見出しの文字の大きさやフォントが異なる。
・一部の罫線だけ太さが異なる。
・エクセルを印刷すると、文字の一部が切れている。

実は私がプロジェクトに配属されて初めに任された仕事が、資料の体裁チェックでした。
お客様に提出する資料に、上記のようなミスがないかチェックするというものです。

正直、内容がＯＫならこれぐらいのミスは問題ないんじゃないの？と初めは少し思いました。
しかし、もし体裁が整っていない資料を見せられたお客様はどう思うでしょうか？
「こんないい加減な資料を作るんなら、システムもいい加減に作るのかなぁ…」
最悪の場合、このように思われるお客様もいるかもしれません。
要は、相手の"印象"に悪影響を与えてしまいます。
せっかく内容はいいものなのに、体裁が整っていないだけで、悪い印象を与えてしまう…。
これは非常にもったいないことです。
これはメールの文章や、社内向けの資料でも同じことが言えると思います。

チェックに時間をかけすぎるのは逆に良くないですが、
作成した文書や資料を、"読む相手がどのような印象を抱くか"という観点で
一度見直してみることを心掛けると良いかもしれません。

以上、ひよこ13号からでした。
次回はひよこ14号さんの投稿です。